{"id":2274,"date":"2020-10-05T12:04:01","date_gmt":"2020-10-05T10:04:01","guid":{"rendered":"http:\/\/blogs.tib.eu\/wp\/dini-ag-blog\/?p=2274"},"modified":"2023-10-19T14:26:08","modified_gmt":"2023-10-19T12:26:08","slug":"weih-fis-aus-der-praxis-geboren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/2020\/10\/05\/weih-fis-aus-der-praxis-geboren\/","title":{"rendered":"Weih.FIS – aus der Praxis geboren"},"content":{"rendered":"

Die Hochschule Weihenstephan-Triesdorf (HSWT) hat 2011 ein zentrales Forschungsmanagement eingef\u00fchrt. In diesem Zuge wurde entschieden, die Rahmeninformationen zu Forschungsprojekten gesammelt in einer Datenbank zu erfassen. Zum damaligen Zeitpunkt gab es zahlreiche Excel-Listen in verschiedenen Verwaltungsabteilungen, die nicht konsistent waren. Am kommerziellen Markt waren jedoch noch keine brauchbaren und auch bezahlbaren L\u00f6sungen f\u00fcr die Erfassung der Forschungsinformationen erh\u00e4ltlich – zumindest nicht f\u00fcr eine kleine bis mittlere Hochschule f\u00fcr angewandte Wissenschaften. Somit wurde ein kleines Projektteam gebildet, bestehend aus Softwareentwicklung, Forschungsmanagement und Wissenschaftlern. Das Team sollte ein Datenmodell entwickeln, das alle relevanten Daten der Forschungsprojekte erfasst. In 2012 war dann quasi ein Vorreiter des Kerndatensatz Forschung geboren. Um die Informationen allen Beteiligten zur Verf\u00fcgung zu stellen wurde zeitgleich eine plattformunabh\u00e4ngige, flexible Web-Applikation entwickelt.<\/p>\n

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Abbildung 1: Datenmodell von Weih.FIS<\/figcaption><\/figure>\n

Entwicklung des Datenmodells und der Software<\/h1>\n

Anders als beim Kerndatensatz Forschung sind im Weih.FIS das Projekt und die Person zentrale Elemente der Datenstruktur (Abb. 1). Wie beim Kerndatensatz Forschung k\u00f6nnen damit, zu jeder Person die einzelnen Daten dargestellt werden. Abbildung 1 zeigt zudem, wie alle Informationen rund um ein Projekt in Bezug gesetzt werden k\u00f6nnen. Die Objekte bestehen aber auch davon losgel\u00f6st. Dieses Modell erm\u00f6glicht vielf\u00e4ltige Auswertungen.<\/p>\n

Ab Sommer 2012 startete die erste Phase mit produktiven Daten. Seitdem wurde das System immer weiter optimiert. Zum Beispiel wurde klar, dass nicht alle Bereiche projektbezogen sind und daher eine Erfassung auch ohne Projektzuordnung m\u00f6glich sein muss, z.B. bei Publikationen oder Promotionen (Abbildung 1 – gestrichelt). Sonst h\u00e4tte u.a. die pers\u00f6nliche Publikationsliste in Weih.FIS nur teilweise erfasst werden k\u00f6nnen, was die Nutzung des FIS nat\u00fcrlich weniger attraktiv macht. Die zwei Bereiche wurden daher als eigene Erfassungsbl\u00f6cke in Weih.FIS integriert, k\u00f6nnen aber auch aus einem Projekt heraus mit Inhalt gef\u00fcllt werden. Auch wurde die M\u00f6glichkeit geschaffen die Weih.FIS-Publikationslisten mit den pers\u00f6nlichen Profilseiten auf den HSWT-Webseiten zu verlinken und dadurch immer am aktuellsten Stand zu halten. \u00c4hnlich verh\u00e4lt es sich auch mit Projekten und Promotionen: Auch die Projektbeschreibungen in Weih.FIS sind direkt mit der Webseite der HSWT gekoppelt, somit ist in der Au\u00dfendarstellung immer der aktuelle Stand der Forschung sichtbar (https:\/\/forschung.hswt.de\/<\/a>).<\/p>\n

Ein weiterer Ausbau von Weih.FIS ist im Bereich Wissenstransfer geplant. Wissenstransferaktivit\u00e4ten, wie der nationale oder internationale Aufbau von Lehrmodulen zusammen mit externen Partnern (z.B. in Afrika), f\u00fcr die HSWT typische Veranstaltungen im Bereich Freizeitgartenbau, aber auch wissenschaftliche Symposien werden aktuell bereits in Weih.FIS erfasst, da man diese prinzipiell ebenfalls als Projekt darstellen kann. Zus\u00e4tzlich zu den projektbezogenen Daten k\u00f6nnen weitere Eigenschaften erfasst werden, wie z.B. die Teilnehmerzahl. In einem n\u00e4chsten Schritt ist geplant in der Au\u00dfendarstellung den Wissenstransfer automatisch mit darzustellen, \u00e4hnlich wie bei Projekten. Ein weiteres wichtiges Feature ist die Einbindung des FIS in den Prozess des Drittmittelmanagements (vgl. Abb. 2). So werden eingehende projektbezogene Schreiben bereits im Pr\u00e4sidialb\u00fcro eingescannt, in Weih.FIS hochgeladen und danach direkt an die adressierte Abteilung gesendet. Ein zeitaufwendiger und mit Verlusten behafteter Umlauf entf\u00e4llt. Aus dieser Aktion werden automatisch Mails an Projektleitung, Finanzabteilung und Forschungsmanagement generiert und in den jeweiligen Abteilungen weitere Prozesse gestartet, wie Versand Originalantragsunterlagen durch das Forschungsmanagement an die Finanzabteilung, sobald ein Zuwendungsbescheid eingegangen ist (Abb. 2). Weih.FIS dient als zentrales Tool im Zusammenspiel der Abteilungen, die in den Drittmittelprozess eingebunden sind. Das zentrale Management des Drittmittelprozesses liegt bei der Forschungsmanagementabteilung. Diese pflegt alle Rahmendaten zum Projekt. Die inhaltlichen Aspekte, wie Projektbeschreibung, werden von Projektleitung, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern eingetragen. Die Finanzabteilung sorgt daf\u00fcr, dass die Finanzrahmendaten, wie steuerliche Einordnung oder Projektkonto, korrekt im Weih.FIS erfasst sind. Dadurch konnten eine weitgehende Digitalisierung und Automatisierung erreicht werden.<\/p>\n

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Abbildung 2: Automatisierung und Informationsfluss am Beispiel des Eingangs eines Zuwendungsbescheids.<\/figcaption><\/figure>\n

Zwischenfazit<\/h1>\n

Vier Basisziele wollten wir mit Weih.FIS innerhalb der HSWT erreichen:<\/p>\n

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  1. Zentrale Verf\u00fcgbarkeit aller wichtigen Informationen zu Forschungs- und Wissenstransferprojekten mit vielf\u00e4ltigen Abfrage- und Filterm\u00f6glichkeiten f\u00fcr tagesaktuelle, zeitnahe Auswertungen<\/li>\n
  2. Vereinfachung und Automatisierung der Verwaltungsabl\u00e4ufe<\/li>\n
  3. Aktualit\u00e4t und Optimierung in der Au\u00dfendarstellung<\/li>\n
  4. Akzeptanz sowohl bei Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern, als auch in der Verwaltung<\/li>\n<\/ol>\n

    Welche \u201eAnreizsysteme\u201c wurden daf\u00fcr geschaffen? \u2013 Eine App f\u00fcr Alles!<\/p>\n

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    1. Personen aus der Verwaltung, Forschung und Administration haben von Beginn an den gleichen Wissenstand. Es gibt keine Zeitverz\u00f6gerung bei der Bereitstellung der Informationen. Die Daten sind 24\/7 abrufbar.<\/li>\n
    2. Wissenschaftlerinnen\/Wissenschaftler haben ihre Projekte jederzeit aktuell in der Au\u00dfendarstellung und dar\u00fcber hinaus auch die Publikationen und Promotionen (in Planung: Wissenstransferveranstaltungen). Auch die pers\u00f6nlichen Seiten der Wissenschaftlerinnen\/Wissenschaftler k\u00f6nnen mit Projekt- und Publikationslisten best\u00fcckt werden – ein weiterer Anreiz die Informationen im FIS aktuell zu halten.<\/li>\n
    3. FIS ist eine Webanwendung und wird ausschlie\u00dflich \u00fcber den Webbrowser genutzt. Dadurch ist Weih.FIS plattformunabh\u00e4ngig und es ist keine Desktopanwendung notwendig. Die Anwendung ist \u201emobile ready\u201c.<\/li>\n
    4. Im FIS sind automatisierte und digitalisierte Verwaltungsabl\u00e4ufe integriert:\n