{"id":2298,"date":"2020-10-12T10:30:11","date_gmt":"2020-10-12T08:30:11","guid":{"rendered":"http:\/\/blogs.tib.eu\/wp\/dini-ag-blog\/?p=2298"},"modified":"2023-10-19T14:23:14","modified_gmt":"2023-10-19T12:23:14","slug":"der-hefis-verbund","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/2020\/10\/12\/der-hefis-verbund\/","title":{"rendered":"Der HeFIS-Verbund: Gemeinsam Forschungsinfrastruktursysteme etablieren"},"content":{"rendered":"<p>Dass Hochschulen eigene Forschungsinformationssysteme nutzen, ist im Jahr 2020 f\u00fcr viele nichts Neues. Als sich allerdings acht hessische Hochschulen 2013 zu einem Verbund zusammenschlossen, um gemeinsam diese Informationssysteme einzurichten, war dies (noch) keine Selbstverst\u00e4ndlichkeit. Schlie\u00dflich hatten die Hochschulen ganz unterschiedliche Digitalisierungsbedarfe, die sich auf verschiedene Verwaltungsprozesse rund um KDSF-konforme Datenvorhaltung bezogen. Warum also ein gemeinsamer Vorsto\u00df?<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<h1>Wie alles begann<\/h1>\n<p>Unter der Leitung der Justus-Liebig-Universit\u00e4t Gie\u00dfen riefen die Hochschule Fulda, die Technische Hochschule Mittelhessen, die Frankfurt University of Applied Sciences, die Hochschule Geisenheim University, die Philipps-Universit\u00e4t Marburg und die Universit\u00e4t Kassel im Jahr 2013 den Verbund Hessisches Forschungsinformationssystem (HeFIS) ins Leben. An der Universit\u00e4t Kassel gab es zu diesem Zeitpunkt bereits ein Forschungsinformationssystem; sie war f\u00fcr die anderen am Verbund beteiligten Hochschulen ein Vorbild und unterst\u00fctzt die Gruppe von Beginn an in beratender Funktion und als wichtige Austauschpartnerin. Im Verbund schlossen sich also ganz unterschiedliche Hochschultypen verschiedener Gr\u00f6\u00dfen und mit unterschiedlichen Ausrichtungen zusammen. Sie verfolgten das gemeinsame Ziel, an den Hochschulen eigene Forschungsinformationssysteme zu etablieren.<\/p>\n<ul>\n<li>Das HeFIS-Projekt befindet sich seit 2016 in der 2. Projektphase und ist mittlerweile auf elf Standorte angewachsen.<\/li>\n<li>Der Austausch findet in regelm\u00e4\u00dfigen Treffen auf zwei Ebenen statt: die AG Koordination besteht aus den Standortkoordinatorinnen und -koordinatoren, sowie der Gesamtkoordination des Verbunds und trifft sich im Zwei-Monats-Takt pers\u00f6nlich und \u2013 bei Bedarf \u2013 mehrmals pro Monat per Videokonferenz.<\/li>\n<li>Der Lenkungsausschuss umfasst sowohl die Arbeits- als auch die Leitungsebene. Hier findet zwischen allen zust\u00e4ndigen Vizepr\u00e4sidentinnen und -pr\u00e4sidenten, der Arbeitsebene und der Ebene Koordination pro Quartal ein Austausch statt, zu dem auch Vertreter und Vertreterinnen des Hauptpersonalrats des Landes Hessen und \u2013 bei Bedarf \u2013 auch Vertreter und Vertreterinnen des Hessischen Ministeriums f\u00fcr Wissenschaft und Kunst sowie Vertretungen von relevanten Softwareunternehmen eingeladen werden. So k\u00f6nnen etwa \u00fcbergeordnete Abstimmungsbedarfe oder\u00a0die Vorstellung neuer Produkte geb\u00fcndelt erfolgen.<\/li>\n<\/ul>\n<h1>Anf\u00e4nge, Anforderungen und Anschaffungen<\/h1>\n<p>Das erste und wichtigste Ziel des Verbunds war zun\u00e4chst die gemeinsame Anschaffung eines Forschungsinformationssystems (FIS) mit dem eine bedarfsgerechte und zeitnahe Datenhaltung und Berichterstattung zu allen Aspekten der Forschung (Publikationen, Patente, Drittmittel, Promotionen usw.) m\u00f6glich sein sollte. Die Funktionen des FIS sollten au\u00dferdem aufwendige, bisher oftmals manuell durchgef\u00fchrte T\u00e4tigkeiten deutlich erleichtern. Ein weiteres Ziel des Verbunds war von Beginn an, den intensiven\u00a0Austausch zwischen den beteiligten Hochschulen zu f\u00f6rdern, um so Best-Practice-Beispiele im Bereich der Organisation zur Erfassung und Auswertung von Forschungsinformationen zu nutzen und gemeinsam Werkzeuge zur Prozessoptimierung auf Basis des FIS zu entwickeln.<\/p>\n<p>Der erste Schritt f\u00fcr die Umsetzung der Ziele war die Erstellung eines gemeinsamen Anforderungskatalogs. Ein gro\u00dfer Vorteil hierbei waren von Beginn an die Vorerfahrungen der Universit\u00e4t Kassel. Auf dieser Basis begann der Verbund ein gemeinsames Beschaffungsverfahren. Nach einem hochschul\u00fcbergreifenden Pr\u00fcf- und Auswahlverfahren entschieden sich die HeFIS-Standorte f\u00fcr die Einf\u00fchrung der Software &#8222;Converis&#8220; als Forschungsinformationssystem. Hier konnten durch die Verhandlungen im Verbund finanzielle Vorteile erzielt sowie Verwaltungsaufwand minimiert werden.<\/p>\n<p>Die Justus-Liebig-Universit\u00e4t Gie\u00dfen und die Hochschule Fulda wurden in der n\u00e4chsten Phase des Projekts zun\u00e4chst zu Pilotstandorten, um die Implementierung der Software zu testen. Eine gemeinsame Datenhaltung strebte der Verbund zun\u00e4chst ebenfalls an, allerdings wurde schnell klar, dass diese nicht durchf\u00fchrbar ist. Auch beim Hosting zeigte sich, dass Flexibilit\u00e4t im Verbund zu Erfolg f\u00fchrt: teilweise entschieden sich die Mitglieder daf\u00fcr, ihre Systeme jeweils selbst zu hosten, w\u00e4hrend die Technische Hochschule Mittelhessen zun\u00e4chst auch das Hosting auch f\u00fcr die Frankfurt University of Applied Science, die Hochschule Geisenheim University und die Hochschule Fulda \u00fcbernahm.<\/p>\n<h1>Phase 2: Der Verbund w\u00e4chst<\/h1>\n<p>Mit dem Ende der ersten F\u00f6rderphase entschied sich der Verbund f\u00fcr eine Erweiterung und somit f\u00fcr eine Beantragung der zweiten F\u00f6rderphase. Zu den Standorten der ersten Phase stie\u00dfen nun in 2016 die Hochschule Darmstadt, die Technische Universit\u00e4t Darmstadt und die Goethe-Universit\u00e4t Frankfurt. Im Jahr 2018 komplettierte die Hochschule RheinMain den Verbund, der seitdem aus elf Standorten in Hessen besteht.<\/p>\n<p>In der zweiten Projektlaufzeit setzte sich der Verbund als Ziele:<\/p>\n<ul>\n<li>die Weiterentwicklung und weitgehende Anpassung der installierten Systeme an die individuellen Bedarfe der Hochschulen;<\/li>\n<li>eine hochschul\u00fcbergreifende und abgestimmte Umsetzung der Anforderungen an ein internes und externes Forschungsberichtswesen mit den eingef\u00fchrten Systemen, wenn m\u00f6glich unter Ber\u00fccksichtigung der Umsetzungsm\u00f6glichkeiten des Kerndatensatzes Forschung;<\/li>\n<li>die Erweiterung auf weitere Standorte in Hessen sowie eine massive Konsolidierung des gesamten Kompetenznetzwerkes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Integration der neuen Partnerinnen ver\u00e4nderte auch die Ausgangslage: Nicht alle Hochschulen des Verbunds nutzen die Software Converis, da die TU Darmstadt aus technologischer wie prozessualer Sicht anders als die bereits dem HeFIS-Verbund angeh\u00f6rigen Hochschulen aufgestellt ist und so ihr eigenes FIS implementiert. Dieser Trend setzte sich w\u00e4hrend der zweiten F\u00f6rderperiode fort, da sich das neue Produkt der HIS eG f\u00fcr einige Standorte als geeignetere Option f\u00fcr die Umsetzung ihrer eigenen Forschungsinformationssysteme herauskristallisierte. Doch auch hier kann der Verbund weiterhin zum Vorteil genutzt werden: in den AGs besteht systemoffene M\u00f6glichkeit zum Austausch \u00fcber die Implementierung beider Softwaresysteme und Erfahrungen.<\/p>\n<h1>Working in Workshops<\/h1>\n<p>Auch wenn nun nicht mehr alle HeFIS-Hochschulen die gleiche Software nutzen, bew\u00e4hrt sich die Zusammenarbeit weiterhin auf mehreren Ebenen. Etwa beg\u00fcnstigte die AG Koordination als Instrument auch die Informationsweitergabe sowohl innerhalb des Kreises der Standortkoordinatorinnen und -koordinatoren, als auch in der externen Kommunikation. Schon in der\u00a0Anfangszeit\u00a0des Verbunds wurde ein gemeinsames Kommunikationskonzept erstellt und umgesetzt \u2013 so organisierte die Gesamtkoordination beispielsweise ganzt\u00e4gige Informationsveranstaltungen f\u00fcr alle am Verbund beteiligten Hochschulen, die zur Vorstellung des FIS diente. Zum Konzept geh\u00f6rt auch die Erstellung und Nutzung einer gemeinsamen Webseite und Logos, zu finden unter: <a href=\"https:\/\/www.uni-giessen.de\/hefis\">https:\/\/www.uni-giessen.de\/hefis<\/a><\/p>\n<p>Abwechselnd, und basierend auf entsprechender Expertise, richten die Hochschulen Workshops und Schulungen zu den verschiedenen Aspekten der FIS aus. Dar\u00fcber hinaus nehmen sowohl die Gesamtkoordination als auch die Standorte an Veranstaltungen au\u00dferhalb des Verbunds teil, um das Wissen anschlie\u00dfend in den Treffen der AG weiterzugeben. So wurde der Verbund beispielsweise auch bei der euroCRIS-Tagung im November 2019 einer gr\u00f6\u00dferen Community vorgestellt.<\/p>\n<p>Dank des Verbunds konnten auch viele der Veranstaltungen an hessischen Hochschulen stattfinden und sich die Standorte so deutlich sichtbar in den verschiedenen Zusammenschl\u00fcssen, wie etwa in der Gruppe der deutschsprachigen Nutzer der Software Converis, engagieren.<\/p>\n<h1>Gemeinsame Anschaffung eines Forschungsinformationssystems: Lessons Learned<\/h1>\n<ol>\n<li>Die M\u00f6glichkeit zum Austausch mit anderen Hochschulen ist wertvoll. So konnten im HeFIS-Verbund Ressourcen gespart und wesentliche Fortschritte schnell erzielt werden.<\/li>\n<li>Durch die gemeinsame Struktur eines gro\u00dfen Verbunds konnte vor Ort in kleineren Teams gearbeitet werden.<\/li>\n<li>F\u00fcr kleinere Hochschulen ist eine Einf\u00fchrung eines FIS ohne die Unterst\u00fctzung durch einen Verbund fast unm\u00f6glich. Gemeinsame Vertragsverhandlungen, der technische Support, die Kommunikation mit dem zust\u00e4ndigen Ministerium und die n\u00f6tige Vorerfahrung ist nicht immer ausreichend vor Ort vorhanden.<\/li>\n<li>Fehler werden vermieden \u2013 durch die Abstimmung und den intensiven Austausch der Standorte kam es zu einer geringeren Fehlerquote.<\/li>\n<li>Ein FIS sollte modular eingef\u00fchrt werden \u2013 die Einf\u00fchrung eines Forschungsinformationssystems ist eine so komplexe Angelegenheit, dass schon Zwischenergebnisse sichtbar gemacht werden m\u00fcssen, um Fortschritte zu demonstrieren.<\/li>\n<li>Diverse Teams: eine gute Mischung aus Personal mit sehr guter Kenntnis der \u00f6rtlichen Strukturen und neuem Personal mit frischen Ideen bringt das Projekt FIS wesentlich voran.<\/li>\n<\/ol>\n<h1>Autorin und Autor<\/h1>\n<p>Dieser Beitrag ist verfasst von Franziska K\u00fclbel und Bastian Loibl.<\/p>\n<h1>Zitiervorschlag<\/h1>\n<p>K\u00fclbel, Franziska, and Bastian Loibl. \u201eDer HeFIS-Verbund: Gemeinsam Forschungsinfrastruktursysteme Etablieren.\u201d <em>Blog der DINI AGs FIS &amp; EPUB<\/em>, 2020. <a href=\"https:\/\/doi.org\/10.57689\/DINI-BLOG.20201012\">https:\/\/doi.org\/10.57689\/DINI-BLOG.20201012<\/a>.<\/p>\n<hr \/>\n<p><em><span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">Diese<\/span>r Beitrag <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">\u2013<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">ausgenommen<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">Zitate<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">und<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">anderweitig <\/span><span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">gekennzeichnete<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">Teile<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">\u2013<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">ist<\/span> lizenziert <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">unter<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">der<\/span> <a href=\"http:\/\/creativecommons.org\/licenses\/by\/4.0\/\" rel=\"license\">Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz<\/a> (<span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">CC<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">BY<\/span> <span dir=\"ltr\" role=\"presentation\">4.0<\/span>).<\/em><br \/>\n<a href=\"http:\/\/creativecommons.org\/licenses\/by\/4.0\/\" rel=\"license\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/i.creativecommons.org\/l\/by\/4.0\/88x31.png\" alt=\"Creative Commons Lizenzvertrag\" \/><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dass Hochschulen eigene Forschungsinformationssysteme nutzen, ist im Jahr 2020 f\u00fcr viele nichts Neues. 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