Das Projekt zur Einf\u00fchrung eines Forschungsinformationssystems (FIS) hat zum Ziel, Forschungsinformationen aus unterschiedlichen Datenquellen an der JGU zusammenzuf\u00fchren und f\u00fcr die Berichterstattung sowie die wissenschaftliche T\u00e4tigkeit zur Verf\u00fcgung zu stellen. Die zuk\u00fcnftige Datenerfassung soll m\u00f6glichst standardisiert erfolgen, Mehrfacherhebungen vermeiden und Informationen aus bestehenden IT-Systemen miteinander verkn\u00fcpfen. Bis zum Projektbeginn lagen diese Informationen separat strukturiert und verteilt in verschiedenen Fachanwendungen wie Personal- und Finanzverwaltung, Hochschulbibliographie, Open-Access-Repositorium und Identit\u00e4tsmanagement (IDM) vor. Bereits in den fr\u00fchen 1990er Jahren gab es einen ersten Versuch, Informationen zu Personen, Publikationen und Projekten innerhalb eines Systems zu erfassen und darzustellen. Diese eigenentwickelte Forschungsdatenbank unterst\u00fctzte jedoch aufgrund fehlender Schnittstellen keine \u00fcbergreifenden Workflows, so dass der Betrieb eingestellt und die Publikationsdaten in das Repositorium der Universit\u00e4tsbibliothek \u00fcbernommen wurden. Mit der Inbetriebnahme des FIS wird diese erweiterte Funktion des Repositoriums als Hochschulbibliographie nun abgel\u00f6st durch eine modular aufgebaute Gesamtinfrastruktur zum Publikationsdatenmanagement (siehe Abb. 2).<\/p>\n
Das Projekt wird im Auftrag der Hochschulleitung und im Rahmen der Einf\u00fchrung von IT-gest\u00fctzten Softwaresystemen durch den Chief Information Officer der JGU betreut. Das FIS als modularer Bestandteil der Informationsinfrastruktur der JGU soll unter anderem zum Aus- und Aufbau einer zentral angelegten Forschungsberichterstattung dienen. Den entscheidenden Ansto\u00df f\u00fcr die Hochschulleitungsbeschl\u00fcsse gab die Empfehlung des Wissenschaftsrates zur Umsetzung des Kerndatensatzes Forschung (KDSF) f\u00fcr die Datenlieferung im Kontext gro\u00dfer Drittmittelantr\u00e4ge und im Rahmen der Exzellenzstrategie. F\u00fcr die Wissenschaftler*innen der JGU soll durch eine Mehrfachnutzung der Daten, z.B. im Kontext von Antragsstellungen und wissenschaftlichen Ver\u00f6ffentlichungen sowie der automatisierten \u00dcbernahme von Inhalten auf Webseiten ein Mehrwert und damit ein Anreiz f\u00fcr die Bereitstellung und Verkn\u00fcpfung ihrer Forschungsleistungen im FIS gegeben werden.<\/p>\n
Auswahl der Softwarel\u00f6sung<\/h1>\n
Nach einer vorgelagerten Evaluationsphase unterschiedlicher Systeme fiel die Auswahl auf die britische Softwarel\u00f6sung \u201cElements\u201d<\/strong> des Anbieters Symplectic (Teil von Digital Science, einem Unternehmen der Verlagsgruppe Georg von Holtzbrinck GmbH). In den Auswahlprozess waren neben weiteren kommerziellen Systemen auch eine Open-Source-Softwarel\u00f6sung einbezogen, deren Einsatz an der JGU jedoch aufgrund der erforderlichen Entwicklungskapazit\u00e4ten verworfen wurde.<\/p>\n Bei der Entscheidung f\u00fcr eine Softwarel\u00f6sung war die zeitsparende und intuitive Publikationserfassung ein ma\u00dfgebliches Kriterium. Die fr\u00fcheren Erfahrungen an der JGU zeigten, dass diese Anforderung bei den Forschenden eine hohe Priorit\u00e4t hat und eine unabdingbare Voraussetzung f\u00fcr die Akzeptanz des Forschungsinformationssystems ist. Gefordert waren deshalb insbesondere Schnittstellen zum automatisierten Import von Publikationsdaten aus einer m\u00f6glichst gro\u00dfen Zahl bibliographischer Datenbanken, eine leistungsf\u00e4hige Dublettenerkennung, die M\u00f6glichkeit f\u00fcr Nutzer*innen, individuell pr\u00e4ferierte Importquellen und Anzeigeformate f\u00fcr Publikationen festzulegen und eine Schnittstelle, um Publikationsdaten aus dem FIS automatisiert in externe Anwendungen, bspw. auf die pers\u00f6nliche Homepage, zu \u00fcbernehmen. Auch die Integrationsf\u00e4higkeit des FIS mit Softwarel\u00f6sungen f\u00fcr Repositorien spielte eine ma\u00dfgebliche Rolle, da zeitgleich mit dem Projektstart ein Software-Umstieg f\u00fcr das Open-Access-Repositorium \u201cGutenberg Open Science\u201d<\/strong> der JGU vorbereitet wurde.<\/p>\n Da ein Ausgangspunkt des Projekts in der Bereitstellung von Berichten gem\u00e4\u00df dem KDSF lag, bestand eine weitere zentrale Anforderung darin, dass das System diesen Standard unterst\u00fctzt oder \u00fcber entsprechend anpassbare Reporting-Mechanismen verf\u00fcgt. Mit der Auswahl von \u201eSymplectic Elements\u201c hat sich die Johannes Gutenberg-Universit\u00e4t Mainz f\u00fcr eine Softwarel\u00f6sung entschieden, die im angloamerikanischen Raum verbreitet eingesetzt wird, f\u00fcr die zum Zeitpunkt des Projektbeginns aber noch keine Anwendungen in der deutschen Forschungs- und Hochschullandschaft vorlagen. Daher wurde mit dem Anbieter eine prototypische Umsetzung des KDSF als Teil des Projekts vereinbart.<\/p>\n Bei der ausgew\u00e4hlten Softwarel\u00f6sung handelt es sich um ein umfangreich konfigurierbares System, das neben den M\u00f6glichkeiten f\u00fcr lokale Anpassungen der Nutzeroberfl\u00e4che auch \u00c4nderungen der Datenstrukturen f\u00fcr die verzeichneten Objekte innerhalb des Systems zul\u00e4sst, bspw. die Metadatenstruktur verschiedener Publikationstypen. \u00c4nderungen dieser Art sind jedoch im Rahmen des Projektes bewusst nicht vorgesehen, um die daraus resultierenden Anpassungen an den Schnittstellen zu vermeiden. Bereits in einem fr\u00fchen Projektstadium konnte somit der Schwerpunkt der Arbeiten auf die Einrichtung der Schnittstellen gelegt werden. Aktuell werden die Daten zu Publikationen (einschlie\u00dflich Patenten), Projekten, Personen und Organisationseinheiten integriert. Die in Abbildung 1 zus\u00e4tzlich dargestellten, weiteren Datenbest\u00e4nde wie Preise, Promotionsprogramme u.a. werden in einer sp\u00e4teren Projektphase bearbeitet.<\/p>\n \u00dcber den Import von Publikationsdaten aus Gutenberg Open Science hinaus ist die bidirektionale Integration des Repositoriums in Vorbereitung. Deposits von Volltexten werden \u00fcber eine SWORD-Schnittstelle vom FIS an das Repositorium \u00fcbergeben. Dadurch wird es f\u00fcr die Nutzer*innen sehr einfach m\u00f6glich, f\u00fcr ihre im FIS erfassten Zeitschriftenaufs\u00e4tze eine Zweitver\u00f6ffentlichung im Repositorium anzusto\u00dfen. Mit dieser Funktion zum \u201cself archiving\u201d soll der gr\u00fcne Weg des Open Access an der Johannes Gutenberg-Universit\u00e4t gef\u00f6rdert werden, denn die Zahl der Zweitver\u00f6ffentlichungen im Repositorium ist seit mehreren Jahren konstant niedrig.<\/p>\n Gutenberg Research Elements ist als geschlossenes System, d.h. als interne Arbeitsumgebung f\u00fcr die Wissenschaftler*innen und das Wissenschaftsmanagement an der JGU, vorgesehen. Die \u00f6ffentliche Darstellung ausgew\u00e4hlter Inhalte, insbesondere der Publikationslisten, ist jedoch aus Sicht der Forschenden entscheidend f\u00fcr ihre Bereitschaft, das System zu nutzen. Deshalb besteht die M\u00f6glichkeit, die im FIS gepflegten Publikationslisten auch auf den pers\u00f6nlichen Homepages anzuzeigen. Dies wird \u00fcber ein Plugin des an der JGU verwendeten Content Management Systems WordPress realisiert. F\u00fcr eine frei zug\u00e4ngliche Suchfunktion im Sinne einer Universit\u00e4tsbibliographie kommt Suchmaschinentechnologie (Solr) zum Einsatz. Beide Anwendungen greifen \u00fcber die REST-Schnittstelle des FIS auf die Publikationsdaten zu und sind aktuell in der Testphase. In einem der n\u00e4chsten Schritte sollen auch Projekt- und Forschungsdaten auf die Homepages und in die Universit\u00e4tsbibliographie exportiert werden.<\/p>\n F\u00fcr die Integration von Informationen \u00fcber Drittmittelprojekte wurde ein Import aus der JGU-internen Finanzverwaltungssoftware MACH realisiert. Dabei zeigte sich, dass die importierten Informationen nicht immer mit der Perspektive der Forschenden, was als Projekt darzustellen ist, \u00fcbereinstimmen. Gr\u00fcnde hierf\u00fcr liegen in der ausschlie\u00dflichen Eignung der MACH-Software (im Bereich Finanzen) f\u00fcr Verwaltungszwecke im Rahmen von Mittelzuweisungen und Buchungen, wodurch es bei der \u00dcbernahme von Projektinformationen in das FIS zu Schwierigkeiten im Hinblick auf deren Nutzung f\u00fcr die Verwaltung von Projektlisten kommt. Grunds\u00e4tzlich lassen sich zwei Problemfelder unterscheiden: Zum einen gibt es in der Finanzverwaltungssoftware keine eindeutige Zuordnung von einem Projekt zu einem finanziellen Objekt, was die B\u00fcndelung mehrerer Objekte zu einem Projekt erforderlich macht. Zum anderen war es bislang f\u00fcr die Arbeitsprozesse an der Universit\u00e4t nicht erforderlich, die Bezeichnungen der Finanzobjekte entlang extern vorgegebener wissenschaftlicher Standards in der Finanzverwaltungssoftware zu erfassen. Dieser Sachverhalt unterstreicht die Notwendigkeit, sich auch \u00fcber die Grenzen des Projektes hinaus mit weiteren Fachabteilungen abzustimmen, notwendige Anpassungsbedarfe zu identifizieren und im Laufe der Zeit umzusetzen. Aktuell wird diskutiert, wie man Informationen im Operativsystem MACH im Sinne einer Nachnutzung im FIS erfassen kann und ob die M\u00f6glichkeit einer manuellen Eintragung von z.B. nicht-drittmittelfinanzierten Projekten im FIS praktikabel ist. M\u00f6gliche L\u00f6sungen sollen vor dem Hintergrund der dauerhaften Qualit\u00e4tssicherung und dem Prinzip der Datensparsamkeit innerhalb kleiner Arbeitsgruppen erarbeitet werden.<\/p>\n Als anspruchsvolle Anforderung stellt sich die Abbildung der Universit\u00e4tsstruktur der JGU im FIS auf der Grundlage des universit\u00e4ren IDM dar. Bereits seit Beginn des Projektes wurde dieser Sachverhalt innerhalb der Projektgruppe sowie in Gespr\u00e4chen mit dem Softwareanbieter eingehend diskutiert. F\u00fcr die Nutzung des FIS durch Wissenschaftler*innen und das Wissenschaftsmanagement sowie f\u00fcr Datenexporte (bspw. f\u00fcr Publikationslisten) ist die Zuordnung der Objekte zu Organisationseinheiten ma\u00dfgeblich. Dabei besteht die Hauptschwierigkeit darin, dass die Integration der Organisationsstruktur in das Forschungsinformationssystem synchron zu der Struktur im parallel eingef\u00fchrten IDM zu gew\u00e4hrleisten ist. Aufgrund der Komplexit\u00e4t der Struktur, der Vielzahl an Organisationseinheiten an der JGU und der fortlaufenden \u00c4nderungen bei der Zuordnung von Personen zu Organisationseinheiten st\u00f6\u00dft die Synchronisationsm\u00f6glichkeit von IDM und FIS bisher an ihre Grenzen. Bisherige Anwendungen der Softwarel\u00f6sung beruhen darauf, dass die Organisationsstruktur manuell im System angelegt und gepflegt wird oder Eigenentwicklungen auf Grundlage der Programmierschnittstelle (API) des FIS implementiert wurden. Da beide Szenarien f\u00fcr die JGU nicht in Betracht kommen, wird aktuell gemeinsam mit dem Anbieter an einer \u00dcbergangsl\u00f6sung gearbeitet. Dabei werden mit einem initialen Einmalimport Organisationsdaten der relativ statischen h\u00f6heren Ebenen in das FIS \u00fcbernommen. Beim Export von Daten f\u00fcr die \u00f6ffentliche Darstellung, z.B. der Publikationslisten auf Fachbereichs- oder Institutswebseiten, werden die Daten aus dem FIS mit den feingranularen Organisationdaten aus dem IDM \u00fcber eine interne Eigenentwicklung miteinander verkn\u00fcpft.<\/p>\n F\u00fcr den Aus- und Aufbau einer zentral angelegten Forschungsberichterstattung ist die regelm\u00e4\u00dfige \u00dcbernahme von Daten in das Data Warehouse (DWH) der JGU zu bestimmten Stichtagen geplant. Im DWH werden Daten aus verschiedenen operativen Systemen der JGU zusammengef\u00fchrt und f\u00fcr Analysen und unterschiedliche Berichtszwecke bereitgestellt. Die \u00dcbernahme von Daten aus dem FIS in das DWH ist vorgesehen, um eine systematische Kopplung der Forschungsinformationen aus dem FIS mit bereits verf\u00fcgbaren Informationen und Daten aus den Bereichen Drittmittel, Habilitationen, Promotionen und Personal\/Stellen an einem Ort zu erm\u00f6glichen und auf diese Weise den internen und externen Anforderungen an die Forschungsberichterstattung einer Universit\u00e4t gerecht zu werden. Als Exportschnittstelle wird die Reporting Datenbank innerhalb des FIS genutzt, die bereits einige Reporting-Funktionen zur Verf\u00fcgung stellt. Die Transformation der Daten entlang der Spezifikation des Kerndatensatz Forschung soll bei der Daten\u00fcbernahme in das DWH durch den ETL-Prozess erfolgen, bei dem Daten aus mehreren unterschiedlich strukturierten Datenquellen in einer Zieldatenbank zusammengef\u00fchrt werden.<\/p>\n Inzwischen wurde das System in einer ersten Pilotphase mit Wissenschaftler*innen eines naturwissenschaftlichen Fachbereichs getestet, in einer aktuell laufenden zweiten Pilotphase werden jetzt die Nutzer*innen der abgel\u00f6sten Hochschulbibliographie in den aktiven Nutzerkreis einbezogen. Das aus den Pilotphasen resultierende Feedback wird dazu genutzt, den Support f\u00fcr das System zu verbessern und die Konfiguration der Nutzeroberfl\u00e4che weiter an die gelebte Praxis an der JGU anzupassen.<\/p>\n Nach den bisherigen R\u00fcckmeldungen besteht insgesamt nur wenig Anpassungsbedarf an der Oberfl\u00e4che des FIS. Insgesamt ist diese \u2013 mit den pers\u00f6nlichen Profil- und \u00dcbersichtsseiten, einer klar strukturierten und \u00fcberschaubaren Men\u00fc-Navigation \u2013 intuitiv verst\u00e4ndlich. Das Fehlen einer deutschsprachigen Oberfl\u00e4che konnte gut \u00fcber das Support-Angebot aus deutsch- und englischsprachigen Handreichungen, FAQs, Video-Tutorials und individuellen Terminvereinbarungen kompensiert werden.<\/p>\n In einer begleitenden Nutzerumfrage, die drei Monate nach dem Kick-Off zur ersten Pilotphase durchgef\u00fchrt wurde, konnte festgehalten werden, welche Anforderungen und Schwierigkeiten sich aus der wissenschaftlichen Praxis heraus ergeben. Dabei best\u00e4tigte sich unter anderem die Annahme, dass viele Forscher*innen die M\u00f6glichkeiten des Publikationsmanagements innerhalb des FIS als ausschlaggebend f\u00fcr ihre Bereitschaft ansehen, das System zu nutzen. Neben der automatisierten Daten\u00fcbernahme aus externen Datenquellen wurde auch der Bedarf f\u00fcr den individuellen Import von Publikationslisten speziell aus CITAVI und INSPIRE deutlich. Andere Nutzer*innen merkten Schwierigkeiten bei der Nutzung der Suchfunktion im System an. Auf der Projektwebsite werden entsprechende Erkl\u00e4rvideos und Hilfestellungen bereitgestellt. Ein h\u00e4ufig ge\u00e4u\u00dferter Wunsch bezieht sich auf funktionale Erweiterungen der ersten Version des WordPress-Plugins f\u00fcr die Darstellung auf Webseiten. Das Feedback der Anwender*innen wird im laufenden Prozess der Weiterentwicklung f\u00fcr die Anforderungsdefinition genutzt. Die Umsetzung wird im Rahmen der M\u00f6glichkeiten schrittweise erfolgen.<\/p>\n Die Durchf\u00fchrung einer weiteren Pilotphase mit einem geistes- oder sozialwissenschaftlichen Fachbereich ist in Vorbereitung und soll dazu dienen, weitere fachspezifische Anforderungen kennenzulernen und diese bei der campusweiten Systemeinf\u00fchrung und dem Ausbau des Support-Angebotes zu ber\u00fccksichtigen. Die Darstellung von Inhalten aus dem FIS auf den Homepages der Forschenden z\u00e4hlt, ebenso wie die Nachnutzung von Projektinformationen aus der Finanzverwaltungssoftware und die \u00dcberf\u00fchrung erster Daten aus dem Forschungsinformationssystem in das Data Warehouse der JGU, zu den n\u00e4chsten und abschlie\u00dfenden Meilensteinen im Projekt.<\/p>\n Dieser Beitrag ist verfasst von\u00a0Karin Eckert (Universit\u00e4tsbibliothek) und Annabelle Ga\u00dfmann (Stabsstelle Planung und Controlling).<\/span><\/p>\n Eckert, Karin, and Annabelle Ga\u00dfmann. \u201eEinsatz Der Softwarel\u00f6sung \u201eSymplectic Elements\u2018 an Der Johannes Gutenberg-Universit\u00e4t Mainz.\u201d Blog der DINI AGs FIS & EPUB<\/em>, 2020. https:\/\/doi.org\/10.57689\/DINI-BLOG.20201123<\/a>.<\/p>\n Diese<\/span>r Beitrag \u2013<\/span> ausgenommen<\/span> Zitate<\/span> und<\/span> anderweitig <\/span>gekennzeichnete<\/span> Teile<\/span> \u2013<\/span> ist<\/span> lizenziert unter<\/span> der<\/span> Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz<\/a> (CC<\/span> BY<\/span> 4.0<\/span>).<\/em> Mit \u201cGutenberg Research Elements\u201d f\u00fchrt die Johannes Gutenberg-Universit\u00e4t Mainz ein Forschungsinformationssystem ein, das den Wissenschaftler*innen vielf\u00e4ltige M\u00f6glichkeiten der Erfassung, Dokumentation und Zusammenf\u00fchrung von Forschungsinformationen bietet und auf diese Weise die Voraussetzungen f\u00fcr den Aufbau darauf basierender Nutzerdienste und einer uniweiten Forschungsberichterstattung schafft. Der vorliegende Werkstattbericht gibt einen Einblick in den Stand der Entwicklungen \u2013 von […]<\/p>\n","protected":false},"author":15,"featured_media":2360,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"activitypub_content_warning":"","activitypub_content_visibility":"","footnotes":""},"categories":[6,14],"tags":[102,66],"class_list":["post-2356","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-fis","category-system","tag-fis-systemwahl","tag-symplectic-elements"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-content\/uploads\/2020\/11\/DINI-Blog-FISE-Pub-40.png","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2356","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/users\/15"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2356"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2356\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3239,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2356\/revisions\/3239"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2360"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2356"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2356"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2356"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}L\u00f6sungsans\u00e4tze und Herausforderungen bei der Datenintegration<\/h1>\n
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