Voraussetzungen f\u00fcr einen Systemwechsel<\/h1>\n
F\u00fcr den Wechsel war es von h\u00f6chster Priorit\u00e4t, dass der Funktionsumfang des Altsystems, sprich Daten und Datenstrukturen, erhalten werden k\u00f6nnen, ohne dabei einem gro\u00dfen Einf\u00fchrungs- oder Implementierungsaufwand ausgesetzt zu sein. Gleichzeitig sollte auch eine neue Flexibilit\u00e4t geschaffen werden, also Daten und Systemstrukturen nat\u00fcrlich \u00fcbernommen werden, jedoch mit der M\u00f6glichkeit, diese und vor allem deren Darstellung anzupassen und \u00fcberarbeiten zu k\u00f6nnen und somit auf sich \u00e4ndernde Anforderungen des Instituts reagieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n
Dar\u00fcber hinaus lag ein ausschlaggebender Faktor in der Konfiguration des Systems: Es sollte relativ unkompliziert aufgebaut, zu erlernen und anzupassen sein. In diesem Zusammenhang stand auch der Wunsch, das Hosting des Systems in den H\u00e4nden des Instituts zu belassen und beispielsweise den Betrieb auf den bereits vorhandenen Windows-Servern zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n
Zu guter Letzt waren die Kosten von UniversiS ebenfalls eine wichtige Voraussetzung f\u00fcr die Systemauswahl. Auch wenn bei Geldangelegenheiten oftmals Schweigen herrscht, so l\u00e4sst sich an dieser Stelle nicht verbergen, dass der vergleichsweise niedrige Preis nat\u00fcrlich seinen Beitrag bei der Entscheidungsfindung geleistet hat. Die Namen weiterer bekannter FIS anderer Anbieter, die schon wesentlich l\u00e4nger auf dem Markt sind und mit einer entsprechenden Anzahl an Erfahrungswerten aufwarten k\u00f6nnen, schwebten nat\u00fcrlich ebenfalls im Raum, kamen aber aufgrund der oftmals sehr hohen Preise und dem damit zusammenh\u00e4ngenden Einf\u00fchrungsaufwand f\u00fcr das HPI nicht in Frage.<\/p>\n
Schlie\u00dflich hielt das HPI nach einer kleinen, wenig aufwendigen, aber gleichzeitig flexiblen L\u00f6sung Ausschau. Zeit- und Personalressourcen sollten nicht \u00fcberm\u00e4\u00dfig beansprucht werden, die Generation von Kosten sollte \u00fcberschaubar bleiben.<\/p>\n
All diese Faktoren fanden sich in UniversiS wieder und \u00fcberzeugten das HPI davon, sich f\u00fcr dieses System zu entscheiden.<\/p>\n
Einblicke ins System<\/h1>\n
Bei UniversiS handelt es sich um eine \u201euniverselle Informationsplattform, die ma\u00dfgeschneiderte L\u00f6sungen im Informationsmanagement\u201c anbietet. Um dies zu erm\u00f6glichen, greift UniversiS auf Excel-basierte Konfigurationsdateien zur\u00fcck. System\u00e4nderungen und individuelle Anpassungen k\u00f6nnen somit auf einfachem Weg durchgef\u00fchrt werden, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind. Nicht nur bei der Konfiguration des Systems kann auf Excel-Dateien zur\u00fcckgegriffen werden. Auch durch den Export und Reimport von Excel-Dateien k\u00f6nnen Daten auf einfachem Weg in UniversiS angelegt und bearbeitet werden. Dies stellt einen enormen Vorteil dar: Im Prinzip lie\u00dfen sich sogar Excel-Konfigurationsdateien zwischen Partner*innen, die ebenfalls UniversiS nutzen, austauschen.<\/p>\n
Auf eine Unterst\u00fctzung durch den EDV-Bereich kann aber trotzdem nicht vollends verzichtet werden. So wird die EDV unter anderem bei der Aufsetzung des Systems ben\u00f6tigt, um die Anforderungen und Voraussetzungen der institutsspezifischen IT-Infrastruktur bereitzustellen. Allt\u00e4gliche Arbeiten am UniversiS-System k\u00f6nnen jedoch weitestgehend unabh\u00e4ngig durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\n
Bei den Daten, die in UniversiS angelegt werden, orientiert sich das HPI an den Abfragen allgemeiner Berichtspflichten, beispielsweise der Leibniz-Abfrage zum Pakt-Monitoring-Bericht. Au\u00dferdem nutzt das HPI sein FIS f\u00fcr die Abfrage von Leistungskennzahlen f\u00fcr die leistungsorientierte Mittelvergabe, f\u00fcr die Erstellung des Programmbudgets als Zuwendungsgrundlage oder auch f\u00fcr bestimmte Bereiche der Presse- und \u00d6ffentlichkeitsarbeit. Ein wichtiger Pluspunkt, den UniversiS zu bieten hat, ist, dass das System den Kerndatensatz Forschung abbilden kann. Das HPI erfasst u.a. folgende Daten seiner Mitarbeitenden: Publikationen, Preise, Gutachtert\u00e4tigkeiten, Organisation von Veranstaltungen, Vortr\u00e4ge auf Einladung, akademische Abschl\u00fcsse etc.<\/p>\n
Die Dateneingabe am HPI erfolgt teilweise durch die Mitarbeitenden selbst sowie teilweise (semi-)zentral durch ausgew\u00e4hlte Verantwortliche der unterschiedlichen Forschungseinheiten. Daher war es f\u00fcr das Institut wichtig, auf ein etabliertes Rechte-Rollensystem zur\u00fcckgreifen zu k\u00f6nnen, um sowohl den Eintrag als auch die Bearbeitung von Daten steuern zu k\u00f6nnen. Zum jetzigen Zeitpunkt kann die Eingabe von Daten systembedingt nur von einer bestimmten Rolle \u00fcbernommen werden, was f\u00fcr das HPI einen gewissen Nachteil darstellt. Dies soll aber in einem sp\u00e4teren Release von UniversiS behoben werden, so dass davon auszugehen ist, dass sich die Zugriffskontrolle erweitert und auf spezielle und individuelle Anforderungen angewendet werden kann.<\/p>\n
Da die Dateneingabe auf der Ebene der Forschungseinheiten liegt, war es nicht nur w\u00fcnschenswert, sondern auch wichtig, dass die Daten von diesen nicht nur eingesehen werden k\u00f6nnen, sondern relevante Informationen herausgezogen und entsprechend visualisiert werden k\u00f6nnen. Inhalte k\u00f6nnen gefiltert und Berichte sowohl im Excel- als auch im PDF-Format ausgegeben werden.<\/p>\n
Im Rahmen des Rechte- und Rollenkonzepts besteht zudem die M\u00f6glichkeit, Dateneintr\u00e4ge zu validieren, beispielsweise durch die Leitung der Forschungseinheit. Durch unterschiedliche Workflow-Schritte kann festgelegt werden, in welchem Stadium der Bearbeitung sich ein Dateneintrag befindet. Auch wie und durch wen die Inhalte des Eintrages komplettiert und letztendlich validiert werden, ist frei w\u00e4hlbar.<\/p>\n
Beim Anlegen von Inhalten werden Verkn\u00fcpfungen hergestellt, beispielsweise zu eine*m Graduierten, eine*r Wissenschaftler*in oder einem Projekt. Dadurch erhalten die Forschungseinheiten Einblicke in die unterschiedlichen Aktivit\u00e4ten und Zusammenh\u00e4nge ihrer Mitarbeitenden. UniversiS bietet dar\u00fcber hinaus aber auch weitere Darstellungsm\u00f6glichkeiten, wie die Erstellung definierter Kennzahlen oder Diagramme zur Illustration von Leistungsindikatoren.<\/p>\n
Vorhandene Anbindungen an Verzeichnisdienste wie dem Personal- oder Projektsystem des Instituts konnten erfolgreich in UniversiS \u00fcbernommen werden. Eine Anbindung an PubMed liegt leider (noch) nicht vor. Da es sich bei UniversiS jedoch um ein sehr neues System handelt, welches den Anspruch hegt, eine \u201emitwachsende\u201c L\u00f6sung zu sein, kann davon ausgegangen werden, dass eine solche Anbindung in naher Zukunft Bestandteil des Systems sein wird.<\/p>\n
Fazit & Ausblick<\/h1>\n
Das HPI hat beim Wechsel auf UniversiS einen Weg eingeschlagen, der die zeitlichen und personellen Kapazit\u00e4ten des Instituts nicht \u00fcberm\u00e4\u00dfig beansprucht. Auch wenn der Einf\u00fchrungsaufwand \u00fcberschaubar ist, handelt es sich nichtsdestotrotz um ein zeitintensives Unterfangen. An dieser Stelle muss zudem gesagt sein, dass das HPI Hilfe von einem Implementierungspartner f\u00fcr Forschungsinformationssysteme hatte. Dies ist jedoch sicherlich von den jeweiligen spezifischen institutsinternen Strukturen und Expertisen abh\u00e4ngig und nicht zwangsl\u00e4ufig erforderlich.<\/p>\n
Eine Besonderheit stellte zudem die Tatsache dar, dass bereits ein FIS am Institut bestand. Um einen m\u00f6glichst reibungslosen Wechsel garantieren zu k\u00f6nnen, mussten notwendigerweise einige Konfigurationen aus dem Altsystem \u00fcbernommen werden. Damit war das HPI in seinem Gestaltungsspielraum nicht so frei, wie man es sch\u00e4tzungsweise bei einer kompletten Neueinf\u00fchrung ist. Aus Perspektive des HPI ist es daher schwierig einzusch\u00e4tzen, wie die Einf\u00fchrung und Gestaltung von UniversiS von Grund auf verl\u00e4uft. Ungeachtet dieser Tatsache ist das System dennoch dazu in der Lage, auf individuelle Bed\u00fcrfnisse und Anforderungen flexibel zu reagieren. HPI-spezifische Konfigurationsw\u00fcnsche konnten ber\u00fccksichtigt und umgesetzt werden.<\/p>\n
Bei UniversiS handelt es sich um ein noch junges Produkt, welches sich kontinuierlich weiterentwickelt. Als Kund*in erh\u00e4lt man Relseases mit neuen oder \u00fcberarbeiteten Eigenschaften kostenlos. Ein neuer Release steht bald an und das HPI ist gespannt auf die Weiterentwicklung.<\/p>\n
Autorin<\/h1>\n
Dieser Beitrag ist verfasst von Frauke Adamla, Vorstandsreferentin am Heinrich-Pette-Institut, Leibniz-Institut f\u00fcr Experimentelle Virologie (HPI).<\/p>\n
Zitiervorschlag<\/h1>\n
Adamla, Frauke. \u201eUniversiS \u2013 Ein Universelles Forschungsinformationssystem.\u201d Blog der DINI AGs FIS & EPUB<\/em>, 2021. https:\/\/doi.org\/10.57689\/DINI-BLOG.20210111<\/a>.<\/p>\n Diese<\/span>r Beitrag \u2013<\/span> ausgenommen<\/span> Zitate<\/span> und<\/span> anderweitig <\/span>gekennzeichnete<\/span> Teile<\/span> \u2013<\/span> ist<\/span> lizenziert unter<\/span> der<\/span> Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz<\/a> (CC<\/span> BY<\/span> 4.0<\/span>).<\/em> Vorgeschichte \u2013 ein langer Weg zum Forschungsinformationssystem Das Heinrich-Pette-Institut, Leibniz-Institut f\u00fcr Experimentelle Virologie (HPI) hat bereits im Jahr 2009 erkannt, dass eine systematische Erfassung von Forschungsdaten f\u00fcr die wissenschaftliche Arbeit und deren Dokumentation unverzichtbar ist. 2010 entschied sich das Institut f\u00fcr die Nutzung eines kommerziellen Forschungsinformationssystems (FIS) eines namhaften Anbieters (Converis von Clarivate Analytics). Die […]<\/p>\n","protected":false},"author":15,"featured_media":2394,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"activitypub_content_warning":"","activitypub_content_visibility":"","footnotes":""},"categories":[6,14],"tags":[102],"class_list":["post-2390","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-fis","category-system","tag-fis-systemwahl"],"jetpack_featured_media_url":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/DINI-Blog-FISE-Pub-46.png","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2390","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/users\/15"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2390"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2390\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3238,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2390\/revisions\/3238"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2394"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2390"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2390"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2390"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
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