{"id":289,"date":"2018-06-25T10:05:00","date_gmt":"2018-06-25T08:05:00","guid":{"rendered":"http:\/\/blogs.tib.eu\/wp\/fis\/?p=289"},"modified":"2023-10-19T14:26:40","modified_gmt":"2023-10-19T12:26:40","slug":"factscience-ein-flexibles-system-fuer-fortgeschrittene","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/2018\/06\/25\/factscience-ein-flexibles-system-fuer-fortgeschrittene\/","title":{"rendered":"FACTScience \u2013 ein flexibles System f\u00fcr Fortgeschrittene"},"content":{"rendered":"<p>Im Anschluss an eine Evaluierung im Jahr 2008 wurde am Leibniz Institut f\u00fcr Alternsforschung \u2013 Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) nach einer Datenbankl\u00f6sung f\u00fcr die n\u00e4chste Evaluierung gesucht. In dieser Zeit gab es nur wenige Anbieter und die Entscheidung fiel auf das Forschungsinformationssystem FACTScience, da das Programm eine hohe Flexibilit\u00e4t bietet, individuelle Anpassungen und die Erstellung der Evaluierungsunterlagen nach den Kriterien der Leibniz Gemeinschaft erm\u00f6glicht sowie zu diesem Zeitpunkt bereits in zwei Leibniz-Instituten verwendet wurde. 2012 wurde das Programm FACTScience dann in Betrieb genommen.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p><b>Zentrale Bausteine von FACTScience, Datenerfassung und -Verwaltung<\/b><\/p>\n<p>Die Software FACTScience vom Hersteller <a href=\"http:\/\/www.qleo.de\">QLEO<\/a> ist ein umfassendes Datenmanagementsystem, das die Bereitstellung von Daten im Format des Kerndatensatz Forschung (KDSF) erm\u00f6glicht und f\u00fcr die Erf\u00fcllung der umfangreichen Berichtspflichten eines Leibniz Institutes genutzt werden kann. Es ist modular aufgebaut und bietet drei zentrale Anwendungsbausteine:<\/p>\n<ol>\n<li>Aufbauorganisation und Personen:<br \/>\nErfassen, Integrieren und Zuordnen von Personen in ihren Funktionen in die Einrichtungshierarchie; inklusive Stammdatenmanagement.<\/li>\n<li>Leistungserfassung und Evaluierung:<br \/>\nErfassen, Integrieren, Evaluieren und Reporting von Leistungsdaten aus Forschung, Lehre, Internationalisierung, Gleichstellung etc.; inklusive leistungsorientierte Mittelvergabe<\/li>\n<li>Studienplanung und Lehrorganisation:<br \/>\nSysteml\u00f6sung f\u00fcr Studienplanung, Pr\u00fcfungsorganisation, Veranstaltungsmanagement, Praktisches Jahr-Verwaltung<\/li>\n<\/ol>\n<p>Am FLI sind bislang die ersten beiden Bereiche durch FACTScience umgesetzt. F\u00fcr alle Mitarbeitenden werden folgende Komponenten erfasst: Publikationen, Projekte, Zusatzinformationen (Indikatoren wie Tagungsteilnahmen, Preise, Mitgliedschaften in Gremien etc.) sowie Vernetzung (Indikatoren wie Veranstaltungsorganisation, Gastvortr\u00e4ge, Promotionen, Forschungsreisen, Patente etc.).<\/p>\n<p>Die Stammdaten der Personen werden aus dem Personalsystem des Institutes (SAP) importiert. Die Eingabe der wissenschaftlichen Leistungen erfolgt zentral, dezentral und semi-dezentral. Die Mitarbeitenden k\u00f6nnen \u00fcber ein Webportal im Intranet selbst Daten eingeben, oder durch die Sekretariate Daten eingeben lassen. F\u00fcr eine von der Anzahl der Lizenzen abh\u00e4ngige Zahl von Mitarbeitenden ist die Eingabe \u00fcber eine eigene Software, den Rich Client, m\u00f6glich.<\/p>\n<p>Nach der Dateneingabe werden die eingetragenen Daten durch zentrale Stellen kontrolliert. Zur Organisation der Datenkontrolle k\u00f6nnen Arbeitslisten konfiguriert werden, die z.B. alle neuen Eintr\u00e4ge oder Eintr\u00e4ge mit immer wiederkehrenden Fehlern zum Bearbeiten anzeigen. Weiterhin wird die Organisation der Datenvalidierung durch ein umfangreiches Rechtemanagement sowie zahlreiche Optionen f\u00fcr die Statusverwaltung einzelner Eintr\u00e4ge unterst\u00fctzt. Ein System aus Icons erm\u00f6glicht den Aufbau von Ampelsystemen, die zur \u00fcbersichtlichen Anzeige von Eintr\u00e4gen dienen und dem Bearbeitenden z.B. Korrekturstatus oder Best\u00e4tigungsstatus auf den ersten Blick anzeigen.<\/p>\n<p>Neben der direkten Eingabe bietet FACTScience verschiedene Importanwendungen und Schnittstellen. Am FLI sind Importe aus SAP (Personendaten, Projektdaten) und PubMed (Publikationsdaten) sowie Importe gr\u00f6\u00dferer Datenmengen aus Excel, z.B. f\u00fcr Daten\u00fcbernahmen beim Aufbau des Systems, kundenspezifisch programmiert.<\/p>\n<p><b>Datenausgabe und Berichte sowie Export der Daten auf die Webseite<\/b><\/p>\n<p>Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat Zugang zu den Daten zur eigenen Person. F\u00fcr definierte Gruppen an Personen (z.B. Gruppenleitungen) bietet FACTScience auch den Zugang zu Daten der jeweiligen Gruppe an, Administratoren haben Zugriff auf die Daten aller Mitarbeitenden.<\/p>\n<p>Um die vielen Berichtspflichten zu bedienen, bestehen verschiedene Export-M\u00f6glichkeiten:<\/p>\n<ol>\n<li>Konfigurationen definierter Berichtsausgaben in den Formaten HTML, DOC, XLS, XML, PDF<\/li>\n<li>Durch das SQL-Tool: Programmatische Abfragen, Ausgabe im Tabellenformat<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ein weiteres Feature, das beim FLI Anwendung findet, ist die Spiegelung von Daten aus FACTScience auf die Webseite. Neben einem \u00fcbersichtlichen und auf aktuellsten Daten beruhenden Internetauftritt erreicht man hiermit zudem eine erh\u00f6hte Motivation der Mitarbeitenden, ihre Daten einzugeben und zu pflegen.<\/p>\n<p>Die <a href=\"https:\/\/forschungsdatenbank.charite.de\/ForschungDB\/ForschungDB\/Recherche?0\">Forschungsdatenbank der Charit\u00e9<\/a>, die ebenfalls auf FACTScience basiert, ist ein gutes Beispiel f\u00fcr eine automatische Schnittstelle aus FACTScience. Dabei werden Forschungsprojektdaten und Publikationsdaten der \u00d6ffentlichkeit strukturiert im Internet pr\u00e4sentiert.<\/p>\n<p><b>Conclusio: Ist FACTScience die richtige Software?<\/b><\/p>\n<p>Die Beantwortung dieser Frage h\u00e4ngt stark von den individuellen Kompetenzen und den Entscheidungsstrukturen der Einrichtung ab. FACTScience ist \u201ekein Programm von der Stange\u201c, das mit minimalen Ver\u00e4nderungen passt. Um die Software optimal nutzen zu k\u00f6nnen, bedarf es gr\u00f6\u00dferer Anpassungen, die anfangs zeitaufwendig sind, sich aber sp\u00e4ter definitiv auszahlen. Die meisten \u00c4nderungen k\u00f6nnen nach der Aufbauphase schnell und firmenunabh\u00e4ngig vorgenommen und damit neue Anforderung kurzfristig problemlos umgesetzt werden. \u00dcber einen Wartungsvertrag mit der Firma werden mehrmals im Jahr Updates f\u00fcr das Programm bereitgestellt.<\/p>\n<p>Man ben\u00f6tigt unbedingt Expertise in PostgreSQL und HTML, gute Kenntnisse in Datenbankstrukturen und der Verwendung einzelner Attribute durch regelm\u00e4\u00dfige Anwendung des Programmes sowie Schulungen. Wenn jedoch diese F\u00e4higkeiten und zeitliche Ressourcen vorhanden sind, bietet FACTScience eine hohe Flexibilit\u00e4t und Individualit\u00e4t. Steht die Expertise an der Einrichtung nicht zur Verf\u00fcgung, k\u00f6nnen Anpassungen auch \u00fcber einen zus\u00e4tzlichen Wartungsvertrag und ein Ticketsystem bei der Firma beauftragt werden.<\/p>\n<p>Die gro\u00dfe Flexibilit\u00e4t setzt intern ein hohes Verantwortungsbewusstsein und kurze Wege bei Entscheidungsprozessen voraus, da Datenschutzregeln und Betriebsvereinbarungen bei allen \u00c4nderungen beachtet werden m\u00fcssen. Hilfreich in diesem Zusammenhang ist die offene Datenbankstruktur mit der M\u00f6glichkeit zur Pflege von datenschutzrelevanten Informationen zu jedem einzelnen Attribut in der Datenbank, die jederzeit \u00fcber das SQL-Tool eine Einsicht in das System zu Kontrollzwecken erlaubt.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Autoren:<\/strong> Claudia M\u00fcller, Leibniz Institut f\u00fcr Alternsforschung \u2013 Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) und Johanna D\u00e4mmrich, Gesch\u00e4ftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Im Anschluss an eine Evaluierung im Jahr 2008 wurde am Leibniz Institut f\u00fcr Alternsforschung \u2013 Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) nach einer Datenbankl\u00f6sung f\u00fcr die n\u00e4chste Evaluierung gesucht. 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