{"id":390,"date":"2019-04-01T12:02:04","date_gmt":"2019-04-01T10:02:04","guid":{"rendered":"http:\/\/blogs.tib.eu\/wp\/fis\/?p=390"},"modified":"2023-10-19T14:26:27","modified_gmt":"2023-10-19T12:26:27","slug":"converis-wwu","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.dini.de\/EPub_FIS\/2019\/04\/01\/converis-wwu\/","title":{"rendered":"Converis – das kommerzielle Forschungsinformationssystem zum selber bauen"},"content":{"rendered":"

Warum ein FIS an der Universit\u00e4t M\u00fcnster (WWU)?<\/span><\/p>\n

Es ist nun mittlerweile mehr als 10 Jahre her, dass an der WWU die \u00dcberlegungen gereift sind: Wir brauchen ein Forschungsinformationssystem (FIS). Ende 2008 wurde ein entsprechendes Einf\u00fchrungsprojekt ins Leben gerufen mit dem Ziel, Informationen \u00fcber die vielf\u00e4ltigen Forschungsaktivit\u00e4ten und -ergebnisse an einer Stelle verf\u00fcgbar und sowohl f\u00fcr die interne wie externe Berichterstattung als auch die Au\u00dfendarstellung zug\u00e4nglich zu machen. Ferner sollte die mehrfache Erhebung von Forschungsinformationen vermieden und hierzu – wenn m\u00f6glich – auf bestehende Prozesse, bei denen ben\u00f6tigte Daten anfallen, aufgesetzt werden. Diese doch grundlegenden Ziele wurden zun\u00e4chst in konkrete Anforderungen heruntergebrochen und in eine fachliche Konzeption \u00fcberf\u00fchrt. Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in der einen oder anderen Ver\u00f6ffentlichung, etwa hier<\/a>, hier<\/a> und hier<\/a>. Die fachliche Konzeption war die Grundlage f\u00fcr die weiteren Auswahlentscheidungen. Gegen eine Individualentwicklung und f\u00fcr eine kommerzielle FIS-L\u00f6sung haben allen voran der hohe initiale Entwicklungsaufwand und die Herausforderungen der nachhaltigen Sicherung des Entwicklungs-Know-Hows gesprochen. Gewisserma\u00dfen als Kompromiss aus Individualentwicklung und kommerziellem System ist die Auswahl letztlich auf Converis gefallen.<\/p>\n

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Abbildung 1: Zielsetzung und heutige Nutzung des FIS an der WWU<\/p>\n

Was ist Converis?<\/h2>\n

Legt man die Begriffsverst\u00e4ndnisse zu FIS-Typen aus dem Positionspapier der DINI AG FIS<\/a> als Ma\u00dfstab an, so beschreibt der Typus des „integrierten FIS“ den Charakter von Converis sehr treffend. Converis erlaubt es, die f\u00fcr die jeweiligen Nutzungszwecke ben\u00f6tigten Daten in einem System zusammenzuf\u00fchren, miteinander in Beziehung zu setzen und sowohl \u00fcber ein eigenes Berichtsmodul in Form von strukturierten Berichten als auch f\u00fcr die Darstellung in einem mitgelieferten Forschungsportal sowie zur Nachnutzung auf individuellen Webseiten bereitzustellen. Converis bleibt nicht allein auf ein Dokumentations- und Berichtswerkzeug begrenzt. Das System erlaubt es zudem, Prozesse wie bspw. die Anzeige von Drittmittelvorhaben, die Beantragung von Forschungsfreisemestern oder auch Schritte zur Qualit\u00e4tssicherung der Daten im System abzubilden bzw. abzuwickeln.<\/p>\n

Schaut man etwas tiefer ins Innere von Converis wird schnell deutlich, was es mit dem Zusatz \u201cein FIS zum selber bauen\u201d auf sich hat. Neben der reinen Datenverwaltung bietet Converis auch ein Konfigurationsmodul, wor\u00fcber weite Teile der Standardkonfiguration durch die Hochschule bzw. Forschungseinrichtung selbst angepasst und erweitert werden k\u00f6nnen. Hierbei erlaubt es Converis weitestgehend men\u00fcgesteuert die gesamte Datenstruktur – welche Arten von Forschungsaktivit\u00e4ten sollen in welcher Strukturierungsweise erfasst und in welcher Form miteinander verkn\u00fcpft werden k\u00f6nnen – und dementsprechend auch die Eingabeoberfl\u00e4chen anzupassen und zu erweitern. Weiterhin k\u00f6nnen auch das Rechte- und Rollenmanagement und damit verbunden ebenso die Prozess- bzw. Bearbeitungsschritte von Eintr\u00e4gen, die Schnittstellen zum Datenimport sowie die Berichtsausgaben ver\u00e4ndert werden. Dies geht jedoch nur in dem Rahmen, den der Hersteller als konfigurierbar abgesteckt hat. Letztlich kann man Converis mit einem Baukasten mit unterschiedlich geformten Bausteinen bzw. Funktionalit\u00e4ten vergleichen, mit denen ganz unterschiedliche L\u00f6sungen zusammengesetzt werden k\u00f6nnen. Welche Bausteine in welchen Formen verf\u00fcgbar und miteinander kombinierbar sind, gibt hierbei der Softwareanbieter vor.<\/p>\n

Converis ist heute neben dem Web of Science und InCites eines der Produkte von Clarivate Analytics<\/a>. Das Unternehmen ist 2016 aus der Ausgliederung der IP & Science-Sparte von Thomson Reuters hervorgegangen. Urspr\u00fcnglich wurde Converis von der Avedas AG – einem Startup aus Karlsruhe – entwickelt und 2013 an Thomson Reuters verkauft. Mit dieser teils bewegten Geschichte kann man Converis sicher als etabliertes System im FIS-Markt bezeichnen. Die Geschicke um Converis werden heute weiterhin \u00fcberwiegend aus Karlsruhe gelenkt.<\/p>\n

Warum Converis an der WWU?<\/h2>\n

Die Entscheidung f\u00fcr den Einsatz von Converis an der WWU ist Ende 2009 gefallen. Ein wesentliches Anliegen, was mit der Einf\u00fchrung eines FIS adressiert werden sollte, war die Kommunikation der Forschungsleistung der WWU \u00fcber ein zentrales Forschungsportal. Zu diesem Zeitpunkt war Converis die einzige FIS-L\u00f6sung, die out-of-the-box ein Forschungsportal mitbrachte. Dieses war damals noch \u00fcberwiegend hart verdrahtet, ist heute hingegen ebenfalls in grundlegenden Punkten, wie bspw. welche Daten angezeigt werden sollen, durch die Hochschule konfigurierbar.<\/p>\n

W\u00e4hrend der Entwicklung des fachlichen Anforderungskonzepts, was die wesentliche Basis f\u00fcr die Auswahlentscheidung war, wurde deutlich, dass das Spektrum der Daten, die im FIS zusammengef\u00fchrt bzw. verwaltet werden sollen, mit u.a. Publikationen, Projekten, Preisen, Patenten, Promotionen und Habilitationen sowie Personen samt ihrem Lebenslauf und organisatorischer Zugeh\u00f6rigkeit nicht abgeschlossen sein wird. Vielmehr wurden bereits w\u00e4hrend der initialen Konzeption weitere Anforderung deutlich, die jedoch erst in einem zweiten Schritt nach der Einf\u00fchrung umgesetzt werden sollen. Hierzu z\u00e4hlt bspw. der Bereich der Forschungsinfrastrukturen und Gro\u00dfger\u00e4te oder auch die M\u00f6glichkeit Projekte zu erfassen, die die Wissenschaftler*innen vor ihrer Zeit an der WWU an anderen Forschungseinrichtungen durchgef\u00fchrt haben. Dies hat letztlich zu der Erkenntnis gef\u00fchrt, dass sich ganz allgemein die Informationsbedarfe, die aus dem FIS gedeckt werden sollen, kontinuierlich \u00e4ndern k\u00f6nnen. Mit der Konfigurierbarkeit des Datenmodells und aller damit verbunden Aspekte adressiert Converis genau diese Anforderung.<\/p>\n

Weiterhin war mit der Einf\u00fchrung des FIS die Direktive verbunden, Daten m\u00f6glichst nur einmal und begleitend zu etablierten Prozessen zu erheben. Insbesondere in Bereichen, wo administrative Prozesse, bei denen f\u00fcr das FIS relevante Daten anfallen, noch nicht digital sondern vornehmlich papierbasiert ablaufen, sollten diese ins FIS \u00fcberf\u00fchrt und dort abgewickelt werden. Mit der M\u00f6glichkeit, Datens\u00e4tze mit individuellen Bearbeitungsstatus zu versehen und zudem \u00fcber das Rechte- und Rollenmanagement zu definieren, welche Nutzerrollen zu welchem Bearbeitungsstatus welche Aktionen am Datensatz ausf\u00fchren darf, adressiert Converis die gesetzte Anforderung. Durch die freie Konfigurierbarkeit ist die WWU auch nicht gezwungen sich vollends den vom System vorgegebenen Standardprozessen zu unterwerfen, sondern kann die Prozessabl\u00e4ufe im System an eigene organisatorische Spezifit\u00e4ten anpassen bzw. g\u00e4nzlich neue Prozesse hinterlegen.<\/p>\n

Da der Appetit bekanntlich beim Essen kommt, wird der Einsatz von Converis aufgrund der Konfigurierbarkeit den Projektstatus vermutlich nie ganz ablegen k\u00f6nnen. Die M\u00f6glichkeiten der Individualisierung setzen jedoch Personal voraus, welches entsprechende Konzepte entwickelt, auf die technischen M\u00f6glichkeiten von Converis abbildet und auch noch im System umsetzen kann. Hierf\u00fcr sind zwar keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse notwendig – der \u00fcberwiegende Teil der Konfiguration erfolgt men\u00fcgesteuert. Man braucht jedoch solides Wissen, wie Daten so strukturiert werden, dass die verschiedenen Zwecke damit bedient werden k\u00f6nnen, gepaart mit einem tiefen Einblick in die Konfigurationsm\u00f6glichkeiten und Grenzen von Converis. Eine gewisse Affinit\u00e4t zur Informatik ist sicher nicht von Nachteil – denn auch das Rechte- und Rollenkonzept, Berichte sowie Schnittstellen zu anderen Anwendungen wollen konfiguriert bzw. entwickelt werden. Wer sich schon einmal in der Tiefe mit allen M\u00f6glichkeiten allein von Excel besch\u00e4ftigt hat, hat einen guten Eindruck von den notwendigen technischen F\u00e4higkeiten. Die Flexibilit\u00e4t ist daher Segen und Fluch zugleich.<\/p>\n

Was wird die Zukunft bringen?<\/h2>\n

Aufgrund der Tatsache, dass wir an der WWU die inhaltliche Ausgestaltung von Converis in weiten Teilen in der eigenen Hand haben, bestehen auch zahlreiche Pl\u00e4ne und Projekte f\u00fcr die Weiterentwicklung. Einerseits soll das System um neue inhaltliche Bereiche wie bspw. internationale Kooperationen oder eine Registratur f\u00fcr Forschungsprim\u00e4rdaten erweitert werden. Andererseits ist auch geplant gewisse Prozesse, die bisher nur papierbasiert ablaufen, mit Hilfe von Converis zu „digitalisieren“. Diskutiert werden hier bspw. der Prozess der Drittmittelanzeige, der Erfindungsmeldung wie Prozesse zur Datenvalidierung insb. im Bereich der Publikationen.<\/p>\n

Mit Blick auf die Umsetzung des Kerndatensatz Forschung wird Converis ein zentraler Baustein f\u00fcr die Datenerhebung, Verkn\u00fcpfung und Bereitstellung sein. Gegenw\u00e4rtig gibt es bspw. zu Forschungsinfrastrukturen, Ausgr\u00fcndungen und Patenten zentral keine oder zumindest keine nachnutzbaren Datenbest\u00e4nde. Diese sollen in Converis aufgebaut werden. Ferner dient Converis dazu, die im Kerndatensatz spezifizierten Verkn\u00fcpfungen zwischen einzelnen Datenbereichen wie bspw. zwischen Personen und Publikationen oder zwischen Publikationen und Projekten bzw. Forschungsinfrastrukturen zu schaffen. Der gesamte Kerndatensatz wird jedoch nicht allein in Converis hinterlegt. Sensible Merkmale wie die Befristung oder Finanzierung des Personals sind bereits im Personalsystem der WWU verf\u00fcgbar und werden nicht zus\u00e4tzlich noch in Converis \u00fcbernommen. F\u00fcr die Ausgabe des Kerndatensatz ist geplant, ein zentrales Data Warehouse aufzubauen, in dem die Daten aus Converis hineinflie\u00dfen und um Daten bspw. aus dem Personal- und Haushaltssystem erg\u00e4nzt werden. Im Vorfeld haben wir daf\u00fcr gesorgt, dass die Datenbest\u00e4nde in den verschiedenen Systemen auch zusammengef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. So werden in Converis bspw. bei Projekten die Kontonummern aus dem Haushaltssystem oder bei Personen die Personalnummern aus dem Personalsystem mitgef\u00fchrt.<\/p>\n

Im Hinblick auf die Nutzung der Daten aus Converis f\u00fcr die Au\u00dfendarstellung werden, je l\u00e4nger wir das System nutzen, immer spezifischer werdende Anforderungen an das Forschungsportal deutlich. Die Funktionen und Konfigurationsm\u00f6glichkeiten, die das Converis-eigene Forschungsportal bietet, sto\u00dfen hierbei an Grenzen. Daher reifen gegenw\u00e4rtig \u00dcberlegungen, Converis mit VIVO<\/a> zu koppeln und hierdurch das Converis-eigene Forschungsportal zu ersetzen. Erste Tests sind sehr zuversichtlich, haben aber auch ergeben, dass auch VIVO<\/a> \u201cout of the box\u201d nicht direkt alle unsere W\u00fcnsche und Vorstellungen f\u00fcr ein Forschungsportal adressieren wird. Kurzum: es bleibt spannend und wird nicht langweilig.<\/p>\n

Zitiervorschlag<\/h1>\n

Herwig, Sebastian. \u201eConveris \u2013 Das Kommerzielle Forschungsinformationssystem Zum Selber Bauen.\u201d Blog der DINI AGs FIS & EPUB<\/em>, 2019. https:\/\/doi.org\/10.57689\/DINI-BLOG.20190401<\/a>.<\/p>\n

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Diese<\/span>r Beitrag \u2013<\/span> ausgenommen<\/span> Zitate<\/span> und<\/span> anderweitig <\/span>gekennzeichnete<\/span> Teile<\/span> \u2013<\/span> ist<\/span> lizenziert unter<\/span> der<\/span> Creative Commons Namensnennung 4.0 International Lizenz<\/a> (CC<\/span> BY<\/span> 4.0<\/span>).<\/em>
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