Gemeinsamer Blog der DINI AGs

Im Anschluss an eine Evaluierung im Jahr 2008 wurde am Leibniz Institut für Alternsforschung – Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) nach einer Datenbanklösung für die nächste Evaluierung gesucht. In dieser Zeit gab es nur wenige Anbieter und die Entscheidung fiel auf das Forschungsinformationssystem FACTScience, da das Programm eine hohe Flexibilität bietet, individuelle Anpassungen und die Erstellung der Evaluierungsunterlagen nach den Kriterien der Leibniz Gemeinschaft ermöglicht sowie zu diesem Zeitpunkt bereits in zwei Leibniz-Instituten verwendet wurde. 2012 wurde das Programm FACTScience dann in Betrieb genommen.

Zentrale Bausteine von FACTScience, Datenerfassung und -Verwaltung

Die Software FACTScience vom Hersteller QLEO ist ein umfassendes Datenmanagementsystem, das die Bereitstellung von Daten im Format des Kerndatensatz Forschung (KDSF) ermöglicht und für die Erfüllung der umfangreichen Berichtspflichten eines Leibniz Institutes genutzt werden kann. Es ist modular aufgebaut und bietet drei zentrale Anwendungsbausteine:

1. Aufbauorganisation und Personen:
   Erfassen, Integrieren und Zuordnen von Personen in ihren Funktionen in die Einrichtungshierarchie; inklusive Stammdatenmanagement.
2. Leistungserfassung und Evaluierung:
   Erfassen, Integrieren, Evaluieren und Reporting von Leistungsdaten aus Forschung, Lehre, Internationalisierung, Gleichstellung etc.; inklusive leistungsorientierte Mittelvergabe
3. Studienplanung und Lehrorganisation:
   Systemlösung für Studienplanung, Prüfungsorganisation, Veranstaltungsmanagement, Praktisches Jahr-Verwaltung

Am FLI sind bislang die ersten beiden Bereiche durch FACTScience umgesetzt. Für alle Mitarbeitenden werden folgende Komponenten erfasst: Publikationen, Projekte, Zusatzinformationen (Indikatoren wie Tagungsteilnahmen, Preise, Mitgliedschaften in Gremien etc.) sowie Vernetzung (Indikatoren wie Veranstaltungsorganisation, Gastvorträge, Promotionen, Forschungsreisen, Patente etc.).

Die Stammdaten der Personen werden aus dem Personalsystem des Institutes (SAP) importiert. Die Eingabe der wissenschaftlichen Leistungen erfolgt zentral, dezentral und semi-dezentral. Die Mitarbeitenden können über ein Webportal im Intranet selbst Daten eingeben, oder durch die Sekretariate Daten eingeben lassen. Für eine von der Anzahl der Lizenzen abhängige Zahl von Mitarbeitenden ist die Eingabe über eine eigene Software, den Rich Client, möglich.

Nach der Dateneingabe werden die eingetragenen Daten durch zentrale Stellen kontrolliert. Zur Organisation der Datenkontrolle können Arbeitslisten konfiguriert werden, die z.B. alle neuen Einträge oder Einträge mit immer wiederkehrenden Fehlern zum Bearbeiten anzeigen. Weiterhin wird die Organisation der Datenvalidierung durch ein umfangreiches Rechtemanagement sowie zahlreiche Optionen für die Statusverwaltung einzelner Einträge unterstützt. Ein System aus Icons ermöglicht den Aufbau von Ampelsystemen, die zur übersichtlichen Anzeige von Einträgen dienen und dem Bearbeitenden z.B. Korrekturstatus oder Bestätigungsstatus auf den ersten Blick anzeigen.

Neben der direkten Eingabe bietet FACTScience verschiedene Importanwendungen und Schnittstellen. Am FLI sind Importe aus SAP (Personendaten, Projektdaten) und PubMed (Publikationsdaten) sowie Importe größerer Datenmengen aus Excel, z.B. für Datenübernahmen beim Aufbau des Systems, kundenspezifisch programmiert.

Datenausgabe und Berichte sowie Export der Daten auf die Webseite

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat Zugang zu den Daten zur eigenen Person. Für definierte Gruppen an Personen (z.B. Gruppenleitungen) bietet FACTScience auch den Zugang zu Daten der jeweiligen Gruppe an, Administratoren haben Zugriff auf die Daten aller Mitarbeitenden.

Um die vielen Berichtspflichten zu bedienen, bestehen verschiedene Export-Möglichkeiten:

1. Konfigurationen definierter Berichtsausgaben in den Formaten HTML, DOC, XLS, XML, PDF
2. Durch das SQL-Tool: Programmatische Abfragen, Ausgabe im Tabellenformat

Ein weiteres Feature, das beim FLI Anwendung findet, ist die Spiegelung von Daten aus FACTScience auf die Webseite. Neben einem übersichtlichen und auf aktuellsten Daten beruhenden Internetauftritt erreicht man hiermit zudem eine erhöhte Motivation der Mitarbeitenden, ihre Daten einzugeben und zu pflegen.

Die Forschungsdatenbank der Charité, die ebenfalls auf FACTScience basiert, ist ein gutes Beispiel für eine automatische Schnittstelle aus FACTScience. Dabei werden Forschungsprojektdaten und Publikationsdaten der Öffentlichkeit strukturiert im Internet präsentiert.

Conclusio: Ist FACTScience die richtige Software?

Die Beantwortung dieser Frage hängt stark von den individuellen Kompetenzen und den Entscheidungsstrukturen der Einrichtung ab. FACTScience ist „kein Programm von der Stange“, das mit minimalen Veränderungen passt. Um die Software optimal nutzen zu können, bedarf es größerer Anpassungen, die anfangs zeitaufwendig sind, sich aber später definitiv auszahlen. Die meisten Änderungen können nach der Aufbauphase schnell und firmenunabhängig vorgenommen und damit neue Anforderung kurzfristig problemlos umgesetzt werden. Über einen Wartungsvertrag mit der Firma werden mehrmals im Jahr Updates für das Programm bereitgestellt.

Man benötigt unbedingt Expertise in PostgreSQL und HTML, gute Kenntnisse in Datenbankstrukturen und der Verwendung einzelner Attribute durch regelmäßige Anwendung des Programmes sowie Schulungen. Wenn jedoch diese Fähigkeiten und zeitliche Ressourcen vorhanden sind, bietet FACTScience eine hohe Flexibilität und Individualität. Steht die Expertise an der Einrichtung nicht zur Verfügung, können Anpassungen auch über einen zusätzlichen Wartungsvertrag und ein Ticketsystem bei der Firma beauftragt werden.

Die große Flexibilität setzt intern ein hohes Verantwortungsbewusstsein und kurze Wege bei Entscheidungsprozessen voraus, da Datenschutzregeln und Betriebsvereinbarungen bei allen Änderungen beachtet werden müssen. Hilfreich in diesem Zusammenhang ist die offene Datenbankstruktur mit der Möglichkeit zur Pflege von datenschutzrelevanten Informationen zu jedem einzelnen Attribut in der Datenbank, die jederzeit über das SQL-Tool eine Einsicht in das System zu Kontrollzwecken erlaubt.

 

Autoren: Claudia Müller, Leibniz Institut für Alternsforschung – Fritz Lipmann Institut e.V. (FLI) und Johanna Dämmrich, Geschäftsstelle der Leibniz-Gemeinschaft.