Die Niedersächsische Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen (SUB Göttingen) veröffentlicht mit dem Universitätsverlag Göttingen seit vielen Jahren Monographien und Sammelbände und seit Kurzem ist das Portfolio um Journals erweitert worden. Mit dem Start der Journals wurde der bisherige Workflow zur Erstellung der PDFs überdacht und die Notwendigkeit einer Anpassung zum medienneutralen Publizieren gesehen. Für die Erstellung von barrierefreien PDF- sowie HTML-Artikeln wurde das Tool SciFlow Publish ausgewählt. Darüber hinaus startete im letzten Jahr (2025) das Projekt DOA-Produktion, das durch NiedersachsenOpen gefördert wurde. In dem Projekt wurde das Tool Open Source Academic Publishing Suite (OS-APS) um einige Features weiterentwickelt und für den Anwendungsfall im Universitätsverlag Göttingen getestet. Der folgende Beitrag geht auf diese beiden Lösungen zum medienneutralen Publizieren ein und stellt eine Kosten-Nutzen-Analyse auf.
Erste Schritte mit SciFlow Publish
Angefangen hat alles 2022 mit dem ersten Diamond Open Access (DOA) Journal im Universitätsverlag Göttingen – dem New American Studies Journal (NASJ). Hier stand zuallererst eine technische Migration von WordPress zu Open Journal Systems (OJS) an. Dazu musste der neue Workflow in OJS abgebildet und mit den Herausgebenden verfeinert werden. Es war sehr schnell klar, dass barrierefreie PDFs von den Herausgebenden als notwendig angesehen werden und zudem wollte der Universitätsverlag mit dem neuen Service die Artikel ebenfalls in einer HTML-Version veröffentlichen. Da die personellen Ressourcen im Verlag begrenzt sind, war ein Tool notwendig, das verlässlich aus Word-Dateien genau diese beiden Formate ausleiten kann. Nach Gesprächen mit dem Team von SciFlow war klar, dass sich SciFlow Publish für die gegebenen Anforderungen gut eignet. Daher wurde ein Auftrag für die Erstellung eines Template für das NASJ vergeben und erste Artikel testweise mit dem Tool bearbeitet. Dies beinhaltete Importe von Word-Dokumenten und das Bearbeiten im bereitgestellten Editor. Ebenso wurden die verschiedenen Exporte getestet. Nach Anpassungen am Template im iterativen Vorgehen, konnte Anfang 2022 das erste Issue mit PDF- und HTML-Dokumenten veröffentlicht werden. Bei einem weiteren Issue wurde das Template nochmal leicht angepasst, aber sonst konnte der Workflow etabliert werden und hilft seitdem dem Team im Universitätsverlag beim Satz der Dokumente für OJS.
In den letzten Jahren sind weitere Journals im Journal-Service der SUB Göttingen aufgenommen worden, die größtenteils (mit einer Ausnahme) ebenfalls den Produktionsworkflow über SciFlow Publish nutzen. Das Tool erweist sich als zuverlässig und der Support durch den Anbieter als sehr hilfreich. Gerade im Bereich der Geisteswissenschaften gab es immer wieder neue Herausforderungen, die mit dem Tool umgesetzt werden konnten. So wurden einige Issues in Hebräisch und Arabisch veröffentlicht und bei anderen mussten besondere Layout-Vorgaben für Gedichte umgesetzt werden. Auch hier war besonders der direkte Support durch den Anbieter sehr hilfreich, um anfallende Herausforderungen zu meistern.
Das Projekt DOA-Produktion
Mit DOA-Produktion, das über NiedersachsenOpen gefördert wurde, startete 2025 ein Projekt an der SUB Göttingen, in dem das Open-Source-Tool OS-APS genauer betrachtet und um zusätzliche Feature weiterentwickelt wurde (siehe dazu detailliert den Projektantrag). Die SUB Göttingen konnte mit den Erfahrungen aus dem genannten Journal-Service Feature definieren, die in das Open-Source-Tool integriert werden sollten. Davon profitieren alle Einrichtungen, die dieses Tool verwenden und zudem die Niedersächsischen Einrichtungen, die über die Förderung auch noch ein Jahr nach Projektende (bis Mitte 2027) das kostenfreie Tool über ein Hosting-Angebot nutzen können (bei Interesse gern beim Autor melden).
Das Projekt verfolgte die folgenden Ziele:
- Stärkung institutioneller Publikations-Anbieter: Entwicklung und Bereitstellung standardisierter, barrierefreier Templates für PDF- und andere Ausgabeformate, um Universitätsverlage und Repositorien bei der Erstellung qualitativ hochwertiger, einheitlicher Publikationen zu unterstützen.
- Medienneutraler, automatisierter Publikations-Workflow: Etablierung eines zentralen Workflows, der neben PDF auch strukturierte Formate wie HTML und JATS-XML erzeugt.
- Entlastung von Redaktionen durch Automatisierung: Mit OS-APS wird der manuelle Aufwand bei der Formatierung und dem Satz der Dokumente erheblich reduziert.
- Weiterentwicklung von OS-APS auf Basis von Nutzerbedürfnissen: Die Plattform wurde im Projekt anhand von Erfahrungen aus der Community weiterentwickelt.
- Niedrigere Eintrittshürden für neue DOA-Journals: In Kooperation mit SciFlow wurde OS-APS während der Projektlaufzeit allen niedersächsischen Hochschulen und Forschungseinrichtungen kostenfrei zur Verfügung gestellt. Nach Projektende bleibt der Service noch ein Jahr lang kostenfrei erhalten.
Der Vorteil an der Förderung von Open-Source-Projekten ist, dass die Ergebnisse von allen nachgenutzt werden können. So gehen auch die Entwicklungen aus dem Projekt DOA-Produktion direkt in OS-APS für alle aus der Community ein und zudem können die Features in die Angebote von SciFlow integriert werden, was weiteren Anwendern hilft.
Kosten-Nutzen-Analyse
Für den Universitätsverlag Göttingen stellt sich nun die Frage, welches Tool für die Produktion der Galleys für OJS genutzt werden soll bzw. ob sich überhaupt auf ein Tool festgelegt werden kann.
Grundsätzlich haben beide Tools Vorteile für den Anwendungsfall in Göttingen:
- Erleichterung der Arbeit für die Herausgebenden und das Verlagsteam bei der Produktion der Galleys
- Input von Word-Dokumenten und Export von barrierefreien PDFs und HTML-Dokumenten
- Strukturierte XML-Daten (JATS) verbessern die Auffindbarkeit in Suchmaschinen und sichern die Langzeitarchivierung
Direktvergleich SciFlow Publish und OS-APS
| Kriterium | SciFlow Publish | OS-APS |
|---|---|---|
| Lizenzgebühren / Anschaffungskosten | Kommerzielles Tool mit jährlichen Kosten | Kostenfrei / Open Source |
| notwendige IT-Infrastruktur | keine eigene Infrastruktur notwendig; DSGVO-konformes Angebot durch den Anbieter | eigene Server-Infrastruktur notwendig (alternativ Hosting-Dienstleister) |
| Technische Kenntnisse beim Personal | keine notwendig | Bedarf für Installation, Betrieb und Konfiguration. Erstellung/Anpassung von Templates |
| Einführung | Unterstützung durch den Anbieter (im Preis enthalten) | Installation liegt in eigener Verantwortung |
| Support | Durch den Anbieter (Chat, Mail) | Durch die Community |
| Eingangsformate | Word | Word |
| Ausgabeformate | PDF/UA, HTML, EPUB, JATS XML | PDF/UA, HTML, EPUB, JATS XML |
| Kollaboratives Arbeiten | Kommentare im Editor; Vorschlags-Funktion | nicht möglich |
| Versionierung von Dokumenten | Es können manuell Versionen mit Kommentaren angelegt werden | nicht möglich |
| Verwaltung der Dokumente | Über eine Weboberfläche Zugriff auf alle Dokumente; Organisation in Projekten; Anlegen von Sammlungen | nicht möglich |
| Nutzenden-Verwaltung | granulare Zuordnung von unterschiedlichen Zugriffsrechten auf Dokumente, Sammlungen und Projekte | nicht möglich |
| Workflow-Integration | Anbindung an OJS durch natives XML-Format | Anbindung an OJS durch natives XML-Format |
Fazit
Beide Tools haben ihre Vorteile und liefern sehr gute Ergebnisse. Je nach den eigenen Bedarfen ist abzuwägen, welches Tool besser in der Einrichtung genutzt werden kann. Das hängt zum einen mit den anfallenden Kosten , aber auch mit den spezifischen Anforderungen zusammen. Hier muss geprüft werden, was im Einzelfall entscheidender ist.
Für die SUB Göttingen erweist sich SciFlow Publish aktuell als die bessere Wahl. Das liegt vor allem an der Möglichkeit der Verwaltung der Dokumente über die Weboberfläche. Außerdem ist die Erstellung eines PDF-Gesamt-Issues (bzw. Sammelband) nur mit dem kommerziellen Tool möglich, was bei zwei der Journals eine Anforderung ist. In Zukunft werden im Univerlag Göttingen auch Monographien und Sammelbände mit SciFlow Publish hergestellt. Dabei ist wichtig, dass die Autorinnen und Autoren direkt in den Prozess eingebunden werden können. Dieses Vorgehen wurde bereits bei den Journal-Redaktionen umgesetzt und hat sich als sehr vorteilhaft erwiesen. Diese Möglichkeit ist bei OS-APS so nicht gegeben. Jedoch passiert bei OS-APS gerade auch einiges. So wird beispielsweise gerade an einem Template für ein Sammelband in der Community gearbeitet.
Mit der Nutzung von SciFlow Publish fallen an der SUB Göttingen jährliche Lizenzkosten an, die allerdings im Budget fest eingeplant werden können. Auch der Betrieb einer Open Source Software bedarf sowohl finanzielle als auch personelle Ressourcen. Leider kann nach der Projektlaufzeit nicht exakt gesagt werden, was ein Betrieb kostet, aber die Erfahrungen mit anderen Open-Source-Anwendungen wie beispielsweise DSpace zeigen, dass hier dauerhafte Ressourcen notwendig sind. Nach den Erfahrungen im Projekt DOA-Produktion wird die SUB Göttingen die Entwicklungen bei OS-APS auf jeden Fall weiterhin im Blick behalten und auch mit einer eigenen Test-Instanz bei neueren Entwicklungen testen. Grundsätzlich passt die Idee von Open-Source-Anwendungen sehr gut in das Portfolio der SUB Göttingen. Zudem unterstützt aktuell ein DFG-Projekt an der Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg die Vernetzung in der Community und so können die Arbeiten an OS-APS gemeinsam angegangen werden.
Ankündigung
Im Rahmen des Projekts DOA-Produktion findet am 4. November um 14 Uhr eine virtuelle Vorstellung der Projektergebnisse statt. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der OS-APS Website.
Zitiervorschlag
Beucke, Daniel. “Medienneutrales Publizieren an der SUB Göttingen – Ein Praxisbericht” Deutsche Initiative für Netzwerkinformation, 2026. https://doi.org/10.57689/DINI-BLOG.20261012.
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